導入前の状況をお聞かせ下さい。

導入以前は、売上、粗利の管理をする担当者が、価格が変わるたびに分厚い原価表を作り、各店に配布していました。店舗スタッフはその価格表を見ながら原価と売上金額を日報に手入力するわけです。

しかも正社員しか原価表を閲覧できないという制限があり、作業人数が限られるためたいへん手間がかかるものでした。原価が変わった場合差し替え作業もあり、月末の集計には1時間、2時間の残業は当たり前、という状態でした。

在庫管理も大変だったのでは？

導入以前は在庫管理についてはキャリアシステムに入力するだけでした。そのため実際の在庫と合っているのかどうか明確でなく、キャリアから請求があったものをそのまま支払うという状態でした。
今振り返ればたいへんアナログ的な処理をしていました。

これら問題の解決をはかるため、まずは関連会社にてシステム開発に着手し、在庫管理を目的とした販売管理システムを実現しようとしましたが、業界の独自性が開発を困難なものとし、およそ1年間の開発期間を経て断念せざるをえませんでした。

導入のきっかけは何ですか？

ちょうどその時、テラの営業の方から「TelephoneMaster」についての案内があったのです。「TelephoneMaster」が在庫のみならず粗利も管理できるパッケージソフトである点を高く評価し、導入に踏み切りました。

導入初期はマスタ作成、操作講習、本部サーバの設定、各店のレジ設定、と様々な苦労もありましたが、テラの的確なサポートがあり短期間で立ち上げることができ、大変助かりました。

導入効果はいかがですか。

まず店舗スタッフの残業時間に顕れました。1時間以上かかっていた日報作成時間が大幅に短縮され、早い店舗では10分程度の作業で帰れるようになったのが嬉しいです。

そして管理者側では数日かけて分厚い原価表と首引きで処理していた月次の精算データのチェック作業もわずか1日で済むようになりました。その代わりバックヤードに、マスタ管理をする担当者も必要になりましたが、スタッフを上手く廻すことで対応できました。

在庫管理について目に見える効果がありましたか？

リアルタイムで他店の販売や在庫状況が把握しやすいのでたいへん助かっています。今までは電話で各店の在庫を確認して廻っていたましたが、「TelephoneMaster」の導入によってあらかじめ在庫状況を確認し、ピンポイントで電話することで時間の節約につながってます。

加えて担当者別の売上や粗利が集計でき、どの店舗からでも確認できることから競争意識が今まで以上に高まり、スタッフのモチベーションアップにも役立っています。

ご要望はございませんか。

希に現金が合わないこともあり、経費の現金過不足金の項目を利用することがあります。
現金が合わない理由としてはレジを待つのができず後打ちすることがあるためでしょう。これは運用によって十分カバーできる問題だと考えておりますが、過不足金に対するソリューションの提案があれば嬉しいです。